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【寶雞市檔案局】關于印發《數字化檔案接收工作實施意見》的通知
時間:2016-10-12 09:24  來源:寶雞市檔案局   作者:佚名   點擊:

寶檔發〔2016〕85號
 

寶雞市檔案局
關于印發《數字化檔案接收工作實施意見》的通知

 

市委和市級國家機關各部門,各人民團體,企事業單位:
  為了全面提高我市檔案現代化管理水平,實現檔案管理數字化、標準化和規范化,現將《寶雞市檔案局數字化檔案接收工作實施意見》印發給你們,請認真貫徹落實。

寶雞市檔案局 
2016年10月9日

附件

寶雞市檔案局數字化檔案接收工作實施意見
 

  為了全面提高我市檔案現代化管理水平,確保在2020年前實現館(室)藏檔案數字化、電子檔案規范化的目標任務,根據《中共寶雞市委辦公室、寶雞市人民政府辦公室關于推進數字檔案館(室)創建工作的實施意見》(寶辦字﹝2016﹞71號)精神,現就市級機關、企事業單位檔案室數字化檔案接收工作,提出如下實施意見:
  一、目標任務
  根據市委、市政府辦公室《關于推進數字檔案館(室)創建工作的實施意見》要求,對室藏紙質檔案有計劃地開展條目錄入、全文掃描等數字化加工工作,逐步建立室藏檔案目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫,力爭在2020年前實現檔案館(室)紙質檔案數字化、電子檔案規范化的目標。
  二、接收范圍
  市級各部門2007年以后形成的具有永久和30年保存價值的數字化檔案;新列入接收范圍的市屬國有企業、事業單位2017年以后形成的具有永久和30年保存價值的數字化檔案。
  三、接收辦法
  (一)首批列入數字檔案室創建的30個單位數字化檔案的接收
  根據市委、市政府辦公室《實施意見》提出的截止2020年市級各部門、各單位檔案室中20%的單位應基本達到數字檔案室建成標準的要求,全市共確定30個單位率先創建數字檔案室,對室藏檔案進行數字化加工。
  1.基礎設施建設
  首批創建單位檔案室首先應配備相應的基礎設施,主要包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等五部分。應結合工作需要,配備專用終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。
  2.數字化加工方式
  檔案室在基礎設施配置完善后,原則上自主開展檔案數字化加工工作,檔案數字化加工應嚴格按照《寶雞市檔案局紙質檔案數字化加工標準》進行。
  基礎設施配置已完善,但自主進行檔案數字化加工仍有困難的,可借用市檔案館數字化加工場地和外包公司人員進行數字化加工。借用市檔案館場地和人員進行檔案數字化加工的單位,安全保密協議由本單位和數字化加工公司自行簽訂,加工費用由本單位承擔,數據檢查和驗收等均由本單位負責。
  3.數字化檔案的移交
  從2017年起,30個首批創建單位在向市檔案館移交紙質檔案的同時,必須移交數字化檔案。2020年底前,所有首批創建數字檔案室的單位,要全部完成本單位檔案數字化加工工作,達到國家檔案局關于數字檔案室的標準和要求。
  (二)市級其他部門數字化檔案的接收
  1.數字化加工方式
  除首批30個創建數字檔案室的單位外,其余各市級部門的檔案數字化工作,結合本單位情況有計劃地實施。可自行進行檔案數字化加工,也可借用市檔案館場地和外包公司人員進行數字化加工,工作中應嚴格按照《寶雞市檔案局紙質檔案數字化加工標準》進行,借用市檔案局場地和人員進行檔案數字化加工的單位,安全保密協議由本單位和數字化加工公司自行簽訂,加工費用由本單位承擔,數據檢查和驗收等均由本單位負責。
  2.數字化檔案的移交
  從2017年起,在向市檔案館移交紙質檔案的同時,根據本單位檔案數字化進程,可同時移交數字化檔案;從2021年起,在移交紙質檔案的同時,必須移交數字化檔案。
  (三)新列入接收范圍的國有企業、事業單位數字化檔案的接收
  根據《寶雞市檔案局(館)關于全市新列入進館范圍單位檔案管理與接收工作實施意見》要求,新列入接收范圍的國有企業、事業單位應積極開展本單位的數字檔案室創建工作,逐步建立案卷級、文件級目錄數據庫;部分有條件的單位,可根據實際情況,加大投入力度,加快檔案數字化進程。從2017年起形成的檔案,必須進行數字化加工,2027年起,在移交紙質檔案的同時,必須移交數字化檔案。
  四、幾點要求
  (一)加強組織領導
  檔案數字化工作,是數字檔案館(室)創建的重要基礎,各單位要充分認識做好檔案數字化加工的重要意義,切實加強組織領導,將其列入重要議事日程,爭取經費支持,明確工作職責,落實專人負責,制定工作方案,認真組織實施,確保檔案數字化加工和移交工作順利進行。
  (二)搞好業務培訓
  檔案數字化加工是一項專業性較強的工作,為了切實做好此項工作,市檔案局將在10月中旬對各單位檔案員進行業務培訓。各單位要進一步加強本單位檔案人員隊伍建設,通過外派學習等形式對相關人員進行專業知識培訓,不斷提高業務水平,以確保檔案數字化加工質量和數字化成果順利移交進館。
  (三)強化檢查督促
  檔案數字化加工工作,時間緊、任務重、專業性強,各單位要進一步明確時間節點和工作任務。2020年底前,30個首批創建數字檔案室的單位必須全部完成檔案數字化加工工作,達到數字檔案室標準和要求;其他單位如有達到標準要求的,也可提前向市檔案局申報創建數字檔案室。市檔案局將加強對各單位數字檔案室建設和檔案數字化加工工作的業務指導,不斷強化監督檢查力度,并對數字化檔案移交情況進行通報。
 

  


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